Woensdag 15 november 2017

Een digitale notaris, waarom niet?

notariële akte

Vandaag de dag lijkt digitalisering de trend in zo’n beetje elk vakgebied. In de medische wereld worden patiëntendossiers elektronisch bewaard, juridische kennisbanken worden voor een steeds groter deel gedigitaliseerd en menig bakker of winkelexploitant zal zijn klantenbestand elektronisch bijhouden. In veel vakgebieden lijkt het slechts een kwestie van tijd voordat een min of meer volledige digitalisering intreedt. In één vakgebied houdt men echter vast aan de ‘papieren traditie’; het vakgebied van de notaris. Een zogenaamde notariële akte – een door een notaris opgemaakt ondertekend schriftelijk document, dat bedoeld is om als bewijs te dienen – is nog altijd ‘van papier’.

Het is niet zo dat in het vakgebied van de notaris geen enkele digitalisering heeft plaatsgevonden. Notariële aktes worden vrijwel altijd met een computer gemaakt en de inhoud ervan wordt bij onroerend goed leveringen – de levering van grond en gebouwen op deze grond, bijvoorbeeld de levering van een huis – elektronisch naar het Kadaster en openbare registers verzonden. Het opslaan van deze inhoud vindt ook elektronisch plaats. Er blijft echter steeds sprake van één papieren document in deze cyclus; de notariële akte zelf. Deze wordt op kwaliteitspapier opgesteld, dat een levensduur van minstens drie eeuwen heeft. Daarnaast wordt de akte door de betrokken partijen en de notaris ondertekend. De papieren akte wordt bewaard in het notariële archief. Maar waarom wordt dit deel van het proces niet ook gedigitaliseerd?

In de literatuur komen hiervoor twee redenen als belangrijkste naar voren; ‘Belehrung’ en bewaring. ‘Belehrung’ is een Duits woord voor ‘instructie’ of ‘onderwijs’. Bij het gebruik van een papieren akte zullen de betrokken partijen voor de ondertekening bij de notaris op bezoek moeten komen. De notaris moet zich er van verzekeren dat partijen begrijpen wat ze afspreken en zich bewust zijn van de risico’s. Met andere woorden, hij dient zorg te dragen voor een goede voorlichting van partijen. Indien men over zou gaan op een elektronische notariële akte, is het voor partijen niet langer nodig bij de notaris op bezoek te gaan. Eventuele informatie zou wel meegezonden kunnen worden met de elektronische akte, maar de toegevoegde waarde hiervan zou niet groter zijn dan die van een bijsluiter bij medicijnen. De gedetailleerde informatievoorziening en de zekerheid dat partijen weten wat ze afspreken zouden hieronder lijden, aldus de tegenstanders van de elektronische notariële akte. Daarnaast bestaat het probleem van de bewaring, oftewel een probleem met het oog op latere raadpleegbaarheid. Zoals eerder genoemd moeten papieren notariële akten op speciaal kwaliteitspapier worden opgesteld en worden deze akten opgeslagen in een speciaal archief. Dit maakt dat eeuwenoude akten tot op de dag van vandaag nog raadpleegbaar zijn. Bij een elektronische akte zou dit wel eens niet het geval kunnen zijn. Een akte op een oude floppydisk is tegenwoordig niet zonder meer leesbaar. PDF is een gangbare bestandsindeling die wordt gebruikt voor het op een betrouwbare manier presenteren en uitwisselen van documenten. Een PDF-bestand is vandaag de dag goed te lezen, maar hoe is dit over tien jaar? En hoe is de situatie over honderd jaar? Een verplichting om oude elektronische bestanden eens in de zoveel tijd te om te zetten naar nieuwe bestandstypen zou dit probleem mogelijk op kunnen lossen, maar de angst bestaat dat dit ten koste gaat van het oorspronkelijke bestand of (een deel van) de daarin opgenomen informatie. Daarnaast zou het erg moeilijk zijn een dergelijke verplichting tot omzetting te handhaven. Het zou bijvoorbeeld lastig zijn toezicht te houden op de naleving van zo’n verplichting, gelet op de gigantische hoeveelheid bestanden die gecheckt zouden moeten worden.

Duidelijk mag zijn dat zowel met het oog op ‘Belehrung’ als met het oog op bewaring en raadpleegbaarheid meer te zeggen valt voor de papieren akte. Het notariaat houdt vast aan de papieren traditie. Mogelijk zou dit toch kunnen veranderen in de toekomst, niet ondenkbaar is dat toekomstige technologie mogelijkheden biedt die beide problemen oplossen. De elektronische notariële akte; toekomstmuziek of een kwestie van tijd?

 

Bronnen:

http://maxius.nl/wetboek-van-burgerlijke-rechtsvordering/artikel156

Wet van 3 april 1999, houdende wettelijke regeling van het notarisambt, mede ter vervanging van de Wet van 9 juli 1842, Stb. 20, op het Notarisambt en de Wet van 31 maart 1847, Stb. 12, houdende vaststelling van het tarief betreffende het honorarium der notarissen en verschotten (Wet op het notarisambt)

G. Beks, ‘De kwaliteit van bewaren’, Notariaat Magazine 2005/9.

A.A. van Velten, ‘Klik zei de muis en weg was het huis’, Deventer: Kluwer 2009, p.30-37.

https://acrobat.adobe.com/nl/nl/why-adobe/about-adobe-pdf.html

(311)